On-boarding : s’assurer de laisser une première bonne impression

Dans la vie de l’entreprise, l’accueil des nouvelles recrues est un moment crucial. Au-delà des formalités administratives, l’enjeu est de s’assurer que chaque nouveau collaborateur soit opérationnel le plus rapidement possible et qu’il appréhende la culture de l’entreprise de la meilleure des manières. En s’appuyant sur les outils technologiques adaptés, les responsables RH peuvent garantir la qualité de cet accueil.


Toute « première fois » marque durablement chaque mémoire. De nos premiers moments dans un nouvel environnement, on se souvient généralement de l’impression que l’on a ressentie, des personnes que l’on a rencontrées, de la manière dont tout s’est mis en place. C’est vrai pour toutes les étapes de la vie et donc aussi pour chaque premier jour que l’on passe dans une nouvelle entreprise. 

Faciliter l’intégration de nouvelle recrue
Si ce moment est important pour la nouvelle recrue, il est aussi essentiel pour l’entreprise qui l’accueille. Toute organisation, si elle souhaite profiter de l’enthousiasme et de la motivation de tout nouvel employé, doit pouvoir l’accueillir dans les meilleures conditions.

Du point de vue de l’employeur, le véritable enjeu sera de faciliter l’intégration du candidat, de lui permettre de s’imprégner de la culture de l’entreprise, en veillant à ce qu’il soit opérationnel le plus rapidement possible. 

Pour faire de cet accueil une réussite totale, chaque responsable RH pourra s’appuyer sur des outils digitaux adaptés.

Digitaliser le processus d’accueil
Une solution informatique bien intégrée permet notamment de formaliser le processus d’accueil dans la foulée des étapes de recrutement. Chaque nouvelle arrivée peut-être mieux planifiée, selon des procédures bien établies. L’envoi de l’invitation à la nouvelle recrue à se présenter le jour du début du contrat peut, par exemple, être automatiquement planifié. Les étapes d’édition et de signature du contrat peuvent mieux être anticipées. L’édition des documents administratifs, elle-même, peut être largement automatisée. 

Rassembler l’information utile
Au départ d’une plateforme digitale intégrée, les responsables RH pourront plus facilement rassembler l’information utile, préparer les documents, mieux envisager les aspects pratiques et logistiques liés à l’accueil de tout nouvel arrivant (autorisation d’accès, mise à disposition du matériel, préparation du poste de travail). Un outil digital comme Gesper de Microtis permet de, facilement et automatiquement, mobiliser les équipes et les départements afin de s’assurer que tout sera prêt pour le moment de l’accueil.

Donner des repères au nouveau venu
A travers son interface personnelle, la nouvelle recrue trouvera toute l’information utile en un seul point : la présentation de l’entreprise, de ses valeurs, son contrat, les procédures et règlements, les différents formulaires et procédures... La nouvelle recrue peut aussi y trouver l’annuaire de l’entreprise, sous la forme d’un trombinoscope, lui permettant de facilement mettre un nom sur chaque visage. 

Plus de temps pour évoquer l’essentiel
Les aspects formels ayant été bien préparés en amont, le responsable RH, le jour de l’accueil dispose de plus de temps pour évoquer d’autres éléments essentiels à l’intégration d’un candidat et qui sont parfois négligés : la culture de l’entreprise, ses valeurs, son fonctionnement. Il dispose tout simplement de plus de temps pour présenter l’entreprise au nouveau venu et répondre à toutes ses interrogations. 

A chacun son parcours d’intégration
L’accueil, comme nous le disions, est un moment clé. Et c’est aux ressources humaines, plus qu’au management, qu’il revient, de le rendre inoubliable. Le gestionnaire RH, détaché des enjeux managériaux propres à chaque équipe, est le mieux positionné pour faire passer les valeurs et la culture de l’entreprise, en parfaite cohérence avec les objectifs et ambitions définies par le top management. 

Pour chaque nouvelle recrue, un parcours d’intégration personnalisé, incluant la présentation des équipes mais aussi diverses formations, pourra être mis en place. Là encore, il pourra être plus facilement envisagé à travers des outils digitaux adaptés. Un outil comme MyGesper de Microtis donne accès à chaque nouvel employé à un agenda de formations détaillés, lui indiquant notamment date, heure, lieu et titre des formations à suivre. 

Digitaliser l’on-boarding des collaborateurs permet aux responsables RH de réduire le temps passé à gérer les aspects administratifs, logistiques et le suivi fonctionnel. Ce temps gagné doit permettre d’établir une relation de qualité avec chaque nouvel arrivant, en privilégiant l’écoute et l’échange. Tout le monde y gagne. 

Christel Marguillard
HR Management Consultant

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