Microtis : grâce à un logiciel RH adapté, il est plus facile d'organiser les nouvelles dispositions
Comme chaque année, des changements sont intervenus le premier janvier, qui exigent l’attention particulière des responsables RH. Evelyne Sancho, HR Consultant au sein de Microtis, en dresse une liste non-exhaustive.
La première partie de l'année s'annonce-t-elle chargée pour les responsables RH Luxembourgeois ?
Oui. Les modifications réglementaires de ce début d'année exigent d'adapter certains processus et méthodes de calcul et auront des impacts sur la paie et les coûts salariaux. Et puis il y a les élections sociales en mars. C'est pour cette raison qu'un outil RH adapté au cadre légal luxembourgeois est primordial pour les entreprises.
Quelles sont les principales évolutions réglementaires de ce début d'année ?
Un grand changement concerne la comptabilisation des jours d'absence avant prise en charge de la CNS. Désormais, l'employeur est tenu de continuer à rémunérer son collaborateur en incapacité jusqu'à la fin du mois durant duquel survient le 77e jour d'absence au cours des 18 mois précédents. Auparavant, la période concernée était de 12 mois. Pour éviter de procéder à un double paiement, par l’employeur et par la CNS, les RH doivent dès à présent prendre en considération cette évolution dans leurs calculs.
Toujours dans le cadre de l'absence pour cause d’incapacité de travail, la période pendant lequel la personne reste sous contrat avec l'entreprise (et à charge de la CNS) a aussi été étendue. Jusqu’à la fin de l’année 2018, une fois à la charge de la CNS, l’employé absent restait sous contrat avec l’entreprise pendant encore 52 semaines sur une période de référence de 104 semaines. Au-delà de cette période, le contrat était automatiquement rompu. A partir du 1er janvier, le collaborateur absent reste lié par contrat à son employeur pour une période 78 semaines.
En matière salariale, quelle est l'évolution la plus marquante ?
Le salaire social minimum a été revu à la hausse au 1er janvier 2019. Pour un collaborateur qualifié, le montant brut passe de 2458,25 euros à 2485,32 euros. Les gestionnaires de la paie, si aucun processus d’automatisation de gestion des salaires n’a été mis en place, doivent donc rectifier le calcul pour chacun des collaborateurs concernés. D’autre part, le montant maximum cotisable, qui correspond à un multiple du salaire social minimum, est lui aussi revu à la hausse et implique des changements en matière de paiement des cotisations.
Il y a aussi du neuf du côté de l'assurance accident...
En effet. A l’entame de l’année 2019, un système de bonus-malus relatif à l’assurance accident est entré en vigueur. Cette démarche vise à inciter les employeurs à investir davantage dans la prévention des accidents de travail. Jusqu'à présent, un taux unique du brut cotisable de 0.9 % était à charge des employeurs pour financer l’assurance accident. En 2019, il passe à 0.8 % et se voit affecté d’un multiplicateur bonus-malus situé entre 0,9 à 1,5. Le taux final varie donc de 0,72% à 1,20% du brut cotisable. Il est important de disposer d’un système RH qui offre la possibilité de suivre au plus près les absences et d’évaluer l’impact que cela peut avoir sur les coûts salariaux. En tant que business partners, les RH doivent pouvoir s’appuyer sur les indicateurs qui leur permettront de mieux piloter la paie.
2019 est aussi une année d'élections sociales. En quoi leur préparation est elle un enjeu pour les responsables RH ?
Dans les sociétés de plus de 15 personnes, il revient le plus souvent au responsable RH de veiller au respect des obligations de l’employeur vis-à-vis de ce scrutin : informer les collaborateurs, établir des listes des candidats, de répondre à de nombreuses questions. Un des enjeux est notamment de s’assurer de la conformité des informations relatives aux salariés. Un logiciel RH facilitant la gestion des données et leur suivi dans le temps, depuis la signature du contrat, permet de gagner beaucoup de temps.
Dans l’ensemble, procéder à la digitalisation de la fonction RH, en s’appuyant sur une base de données unique et centrale, va permettre de mieux organiser les flux d’informations et d’automatiser de nombreux processus. Un tel outil facilite grandement la gestion du changement, limite le risque d’erreur, augmente considérablement l’efficacité.
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