« Grâce au digital, les RH ont plus de temps à consacrer aux projets stratégiques »

Brigitte De Haeck, Head of Human Resources & Administration au sein de Luxinnovation, évoque les défis RH d’une structure en plein développement. Découvrez comment l’élargissement de l’équipe et la diversification des compétences, avec l’intégration des nouvelles missions confiées à Luxinnovation, ont rendu nécessaire la digitalisation de la gestion des ressources humaines.


Quels sont les challenges qui vous occupent en matière de gestion des ressources humaines ?

Luxinnovation est une petite entreprise, qui compte aujourd’hui 68 collaborateurs. Voici deux ans, nous étions à peine une cinquantaine de personnes. Notre structure s’est vu attribuer de nouvelles missions et s’est élargie en conséquence. Pour mieux accompagner ces développements, faciliter le recrutement, gagner en efficacité et dégager du temps pour développer des projets à valeur ajoutée, l’acquisition d’outils informatiques qui soutiennent la fonction RH s’est imposée. 

Comment le digital transforme-t-il la fonction RH au sein de Luxinnovation ?

Nous étions à la recherche d’une solution informatique simple à utiliser, nécessitant peu d’investissement en temps (tant au niveau de l’implémentation et que de la gestion quotidienne), proposant une offre globale au niveau des fonctionnalités tout en étant évolutive en fonction de nos besoins. 
Nous avons choisi de travailler avec Microtis en commençant par centraliser et automatiser le traitement des données liées au personnel à travers le logiciel Gesper Personnel. Hier encore, nous devions jongler avec plusieurs fichiers Excel. Aujourd’hui nous avons gagné en efficacité grâce à des processus automatisés et à la centralisation de workflow bien définis. En effet, l’implémentation de cet outil induit une rapidité d’exécution, la suppression des erreurs de saisie et la diminution du temps investi dans le traitement de tâches administratives répétitives. 

Ceci nous a permis de dégager du temps pour nous concentrer sur des projets stratégiques et activités à plus forte valeur ajoutée ; ce qui correspond à l’évolution des besoins de Luxinnovation et attentes des salariés en termes de recrutement, de développement des compétences et environnement de travail stimulant.

Le digital facilite aussi la communication entre les RH et les membres de l’équipe. A travers une interface personnelle, chaque employé accède à ses données en toute transparence, ce qui lui donne une vision globale et actualisée de sa situation personnelle. Chacun peut à tout moment compléter ou mettre à jour les informations qui le concernent. Les demandes de congés et leur validation passent directement par là. La gestion RH est plus fluide et dynamique.  

Vous évoquiez des challenges en matière de recrutement. Les solutions informatiques vous aident-elles face à ces défis ?

De la même manière, au départ d’une solution centralisée, avec un module dédié au recrutement, le digital permet un meilleur suivi des candidatures. En interne, on peut beaucoup plus facilement mettre à la disposition des manager l’ensemble des informations et documents utiles, afin qu’ils puissent faire les bons choix. Tout se fait de manière électronique. Les chefs de service peuvent laisser leurs appréciations et les partager avec d’autres. La traçabilité est optimale et on profite d’un haut niveau d’automatisation. 

Comment envisagez-vous la transformation de la fonction RH à l’avenir ?

Elle doit servir les objectifs business. L’ensemble de l’organisation se transforme. La fonction RH doit s’inscrire dans la même dynamique. Le digital devient dans ce contexte un outil incontournable car il offre, d’une part, des solutions permettant un traitement automatisé des données (ex : gestion des absences, réalisation de statistiques, …) et,  d’autre part, des supports visant à soutenir des développements plus stratégiques (ex : formations,..). 

En effet, bien qu’ayant la taille d’une PME, Luxinnovation offre de nombreux services aux entreprises et porteurs de projets innovants (ex : accompagnement des start-up, support aux PME innovantes, montage de dossiers de financements nationaux et européens, mise en relation et stimulation de partenariats entre entreprises et organismes de recherche, gestion de 8 clusters et promotion des secteurs d’activités économiques luxembourgeois  à l’international) ce qui nécessite de pouvoir compter sur des  collaborateurs très qualifiés, expérimentés et constamment au fait des nouveaux développements dans leur secteur d’activités. Nous devons donc pouvoir soutenir leur développement et faire évoluer les compétences. La formation est un autre enjeu clé. En la matière, le défi peut aussi être plus facilement relevé grâce au digital, avec la mise en œuvre d’un plan d’acquisition des compétences pour chacun, la validation des formations au niveau de chaque équipe et leur suivi. De nouveaux formats, plus digitaux, plus flexibles, comme des cours et applications en ligne, permettent de faciliter la montée en compétences de chacun.
Dans l’ensemble, le digital permet de concevoir de nouveaux projets, afin de proposer à chacun de nos collaborateurs un environnement de travail performant, de qualité et dans lequel chacun peut s’épanouir.

Où se situe la valeur ajoutée de Microtis et de ses solutions ?

Par rapport aux solutions présentes sur le marché, les outils RH de Microtis étaient ceux qui correspondaient le mieux à nos besoins. Microtis est une société bien implantée sur le marché luxembourgeois qui a intégré dans les fonctionnalités de ses logiciels différentes dispositions légales du droit du travail. Ceci induit une automatisation du traitement des données et un gain de temps appréciable. En outre, l’implémentation, l’utilisation et l’alimentation des applications nécessitent un investissement en temps tout à fait raisonnable. 
Les logiciels Gesper s’adaptent très bien à l’organisation des activités RH d’une PME comme Luxinnovation. En effet, autour d’une seule plateforme, il est possible d’acquérir au fur et à mesure de l’évolution de nos besoins une large variété de solutions qui sont interconnectées les unes aux autres avec de nouvelles fonctionnalités. 
Une grande valeur ajoutée des services offerts par Microtis réside dans l’accompagnement personnalisé qui est proposé pour implémenter chaque nouveau logiciel. Les conseils de l’expert qui aide à la mise en place in situ du logiciel permettent un calibrage sur mesure des fonctionnalités souhaitées, ce qui entraîne un gain de temps et une facilité de mise en œuvre considérables. 

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