Avec le digital, la fonction RH intègre plus facilement les adaptations légales

L’environnement législatif évolue en permanence. Dans ce contexte, les responsables RH doivent sans cesse adapter leurs procédures. En s’appuyant sur des solutions digitales qui intègrent ces adaptations, ils peuvent gagner en efficacité et se prémunir des risques.


Vis-à-vis des évolutions législatives, à quelles défis sont confrontés les gestionnaires des ressources humaines ? 

Christel Marguillard, HRIS Director (Microtis) : Les responsables des ressources humaines doivent suivre de près les évolutions du cadre législatif, les adaptations en matière sociale et fiscale ainsi que celles introduites au niveau administratif. Ces changements peuvent toucher au calcul de la paie ou des avantages en nature. Ils concernent le co-financement de la formation, la gestion du congé parental ou encore les documents à produire dans le cadre des échanges effectués avec l’administration. Les changements qui impliquent de revoir les procédures RH ne manquent pas. Ils introduisent une dose de risque non-négligeable. Un paramétrage caduc ou inadapté servant à un calcul de paie par exemple peut entrainer des redressements à moyen terme. Qu’elles soient en défaveur de l’entreprise ou de l’employé, ce sont des surprises, mauvaises, que l’on préfère éviter. 

Comment les solutions digitales aujourd’hui disponibles permettent-elles aux responsables des ressources humaines de se maintenir en conformité vis-à-vis du cadre législatif ?

Evelyne Sancho, HRIS Senior Consultant (Miroctis) : En s’appuyant sur des outils informatiques qui intègrent les dernières exigences, le responsable RH peut assumer ses fonctions de manière plus sereine. Il est important de pouvoir disposer d’une solution informatique RH bien calibrée, afin que les calculs effectués correspondent à la réalité du secteur d’activité dans lequel on évolue et répondent aux prescrits légaux en vigueur. Au Luxembourg, récemment encore, la loi omnibus a introduit une modification dans le calcul de la paie des salariés en cas de maladie. Ce changement, qui exige de considérer un certains nombres d’hypothèses selon la situation du salarié, implique des adaptations plus ou moins importantes au niveau de la procédure menée par les équipes RH. En s’appuyant sur une solution informatique qui intègre automatiquement ces changements, le GRH se prémunit des risques d’erreurs et gagne en efficacité. 

Au-delà des calculs à adapter, quelles autres implications peuvent avoir les évolutions du cadre législatif sur la gestion des ressources humaines ? 

Christel Marguillard : Les adaptations réglementaires peuvent par exemple impliquer des changements dans les documents à transmettre à l’administration. Un logiciel informatique RH comme celui proposé par Microtis intègre les templates des documents officiels, pour faciliter le traitement et la communication avec les administrations à travers un haut niveau d’automatisation. Des changements peuvent aussi avoir un impact sur la gestion des plannings ou des carrières dans l’entreprise, comme ce fut le cas avec la flexibilisation du congé parental. 

Evelyne Sancho : Du point de vue de Microtis, chaque changement législatif constitue une occasion de repenser la procédure, en recourant aux possibilités offertes par le digital, afin de l’améliorer. La modification concernant le congé parental, par exemple, fut une opportunité d’en améliorer la gestion globale à travers l’outil, en ne le considérant plus uniquement comme un temps partiel mais y en intégrant des enjeux de gestion du cycle de travail et de taux d’occupation ainsi que de nouvelles informations, comme la signalétique de l’enfant. Pour nous, l’important est de pouvoir apporter de nouvelles fonctionnalités aux gestionnaires des ressources humaines pour leur permettre de mieux faire face à ces évolutions et de contribuer plus efficacement à la satisfaction des collaborateurs et du business.  

Face à ces défis, à quoi les responsables RH doivent-ils être attentifs au moment de choisir la solution qui supportera leurs ambitions de transformation digitale ?

Christel Marguillard : En tant qu’éditeur de solutions informatiques RH 100 % luxembourgeois, Microtis met un point d’honneur à adapter les fonctionnalités de sa suite de logiciels aux évolutions du cadre réglementaire national. Par exemple, dans le cadre des modifications du co-financement de la formation par l’Etat, l’éditeur est occupé à intégrer les nouvelles dispositions au cœur de son outil. L’enjeu est de garantir à chaque entreprise de pouvoir bénéficier de l’aide à laquelle elle peut prétendre. Au-delà, nous avons profité de ce changement pour offrir aux gestionnaires RH un véritable outil de budgétisation de la formation.  Avec les outils digitaux adéquats, le responsable des ressources humaines peut s’assurer de mener sa mission en conformité avec les exigences en vigueur. En outre, il dispose de fonctionnalités à jour, avec une meilleure maitrise des données, un haut niveau d’automatisation, pour un suivi des dossiers optimal, afin de créer de la valeur ajoutée pour l’entreprise et chaque collaborateur.  

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